Autor: Adam 31.5.2023 0 Komentářů

„Pro jedno člověk zapomíná druhé,“ říkával hůrecký hospodský Ječmínek Máselník, a málem tak zapříčinil zkázu Středozemě. Nebuďte jako Máselník – sestavte si seznam úkolů a nastavte jejich priority, abyste neprošvihli žádný deadline (a Gandalf vám za trest nenechal zkysnout pivo). Poradíme vám, jak na efektivní time management strategii. 

Určitě to znáte – diář narvaný k prasknutí, telefon vyzvání v jednom kuse a než vyřídíte hovor, přistanou vám do schránky tři e-maily. Než je stihnete vůbec otevřít, otevřou se místo toho dveře do vaší kanceláře, vstoupí šéf a počastuje vás naprosto nemístným dotazem, jestli máte minutku. Jste zahlcení, že byste do všeho nejraději hodili vidle a točili mlýnek – ještě předtím, než se zhroutíte (nebo rovnou hodíte marod). Jan Werich tento stav označoval jako „baos“ čili „chordel“. Pojďme se jej společně zbavit.

Priority aneb jak pracovat efektivně

Máme podvědomou potřebu odkládat náročnější úkoly a raději se primárně věnovat podružnějším, ale méně náročným činnostem (alespoň ti méně disciplinovaní z nás). Vede k to k neefektivní práci, dalšímu odkládání, prokrastinaci a stresu. Můžete – a pokud je to možné, měli byste – delegovat práci, ale rozhodně byste se měli v první řadě zaměřit na svou time management strategii, vyhodnocení a stanovení priorit jednotlivých úkolů. Nejlépe začnete tím, že si všechny úkoly zkatalogizujete na jedno místo.

Seznam úkolů

Seznam úkolů (v korporátech a startupech držících prst na tepu doby zvaný to-do list) je základem každé time management strategie. Měl by obsahovat všechny úkoly a činnosti, které vás čekají. Pokud chcete být opravdu důslední, zahrňte pracovní i osobní úkoly (na druhou stranu sem nezanášejte činnosti, které zvládnete do 2 minut – ty prostě rovnou vykonejte). Je jen na vás, jakou formu nebo jejich kombinaci zvolíte:

• seřazení úkolů podle odhadované důležitosti, náročnosti nebo časové dotace
• ohodnocení úkolů pomocí číselné škály

• vytvoření různých kategorií (ve formě boxů či sloupců)
• barevné rozlišování či používání štítků

K jednotlivým položkám to-do listu vždy uveďte požadovaný termín splnění – deadline. Může se to jevit jako zbytečné, ale pokud o sobě víte, že máte sklony k prokrastinaci, je nastavení deadlinů nesmírně důležité.

Uvidíte, že jakmile budete mít všechny úkoly pěkně pohromadě zaznamenané, okamžitě získáte alespoň hrubou představu o časovém rámci a prioritách (např. zjistíte, že není možné všechny činnosti stihnout, nebo jich naopak zvládnete víc, než jste zprvu mysleli). Nebudete tak vystresovaní a odškrtávání splněných položek vám uleví ještě víc.

Žabožroutsví jako zabiják prokrastinace

Slavný spisovatel Mark Twain údajně prohlásil, že pokud byste měli každý den nejdřív ze všeho posnídat živou žábu, budete mít pohodový den s vědomím, že nic odpornějšího už vás potkat nemůže. Zkuste tento přístup aplikovat i na stanovení priorit vašich úkolů – každý den se zapřete a snězte tu žábu, tj. nemilosrdně začněte s tím nejhnusnějším, nejpitomějším, nejnáročnějším úkolem, zkrátka právě takovým, do kterého se vám chce jako Husovi do Kostnice. Zahoříte nadšením, jak snadno vám potom půjdou ostatní úkoly a jak budete výrazně méně prokrastinovat.

Generálská matice

Velmi oblíbenou, a především funkční technikou ke správnému rozčlenění a stanovení priorit úkolů je tzv. Eisenhowerova matice, pojmenovaná po generálovi a pozdějším prezidentovi USA Eisenhowerovi. Ten se rozhodl roztřídit úkoly podle důležitosti a naléhavosti do čtyř kvadrantů:

• Důležité a naléhavé – nejvyšší priorita, do těchto úkolů se bez otálení pusťte (hned po žabí snídani) a věnujte jim veškerou pozornost.
• Důležité, ale nenaléhavé – stanovte si na ně čas (s ohledem na deadline), abyste je mohli udělat v kuse a bez přerušování.
• Nedůležité, ale naléhavé – obvykle provozní či administrativní činnosti, v tomto případě zkuste delegovat práci.
• Nedůležité a nenaléhavé – takové si Eisenhower ze svého seznamu úkolů vyškrtl. Pokud to aspoň trochu jde, následujte jeho příkladu.

Tak co, vytvořili jste si seznam úkolů a začali pracovat efektivně? Nebo na to nemáte čas, protože jste beznadějně zahlcení?